Upute se odnose na odabrane studente putem Natječaja za mobilnost studenata u Erasmus+ svrhu stručne prakse u tekućoj akademskoj godini

Sve informacije o Erasmus+ programu i aktivnostima unutar njega mogu se pronaći na službenim stranicama Sveučilišta Jurja Dobrile u Puli na poveznici Ured za partnerstvo i projekte –  Erasmus+ program.

Studenti su obavezni, nakon zaprimanja potvrde o prihvaćanju od strane Sveučilišta Jurja Dobrile u Pulu (u daljnjem teksu UNIPU), a naročito prije dolaska na potpisivanje Ugovora o financiranju, pročitati Upute za odabrane studente, kako bi se na vrijeme upoznali sa svim svojim pravima i obvezama.

1.    PRIJE ODLASKA NA STRUČNU PRAKSU

1.1    Potvrda o prihvaćanju odlaska na stručnu praksu

Student će od Ureda za partnerstvo i projekte UNIPU-a, e-mailom dobiti potvrdu o prihvaćanju na stručnu praksu najkasnije u mjesec dana od zaprimanja prijavne dokumentacije odobrene od strane matične sastavnice UNIPU-a, odnosno kako je definirano Natječajem.

1.2    Trajanje boravka na stručnoj praksi

Promjena datuma odlaska/povratka
U slučaju izmjene planiranih datuma početka i završetka stručne prakse u odnosu na datume navedene u Prijavi, nove planirane datume studenti su obavezni u najkraćem roku javiti Uredu za partnerstvo i projekte, kao i ECTS koordinatoru matične sastavnice.

Trajanje mobilnosti
Boravak na stručnoj praksi u okviru Erasmus+ programa studentima je moguć u ukupnom trajanju do 12 mjeseci za svaku razinu studija (preddiplomska, diplomska i poslijediplomska razina). Studenti integriranih preddiplomskih i diplomskih studija mogu boraviti na mobilnosti u ukupnom trajanju do 24 mjeseca.

• Studenti koji su ranijih godina boravili na Erasmus razmjeni, bilo u svrhu studijskog boravka ili stručne prakse, ukupno moguće trajanje razmjene računa se do 12 mjeseci zajedno s prethodnim boravkom na Erasmus razmjeni tijekom one razine studija koju trenutno pohađaju, odnosno do 24 mjeseca za studente integriranih preddiplomskih i diplomskih studija.
• Studenti posljednje godine koji planiraju odraditi stručnu praksu nakon završetka studija, ukupno moguće trajanje razmjene računa se do 12 mjeseci zajedno s mogućim prethodnim boravkom na Erasmus razmjeni, bilo u svrhu studijskog boravka ili stručne prakse, tijekom one razine studija koju trenutno pohađaju, odnosno do 24 mjeseca za studente integriranih preddiplomskih i diplomskih studija.

Primjer 1:

student koji je bio na Erasmus razmjeni (bilo u svrhu studijskog boravka ili stručne prakse) u ukupnom trajanju 6 mjeseci tijekom svog preddiplomskog studija, a u tekućoj akademskoj godini je i dalje student preddiplomskog studija ima pravo otići na Erasmus+ stručnu praksu u trajanju od maksimalno 6 mjeseci.

Primjer 2:

student koji je bio na Erasmus razmjeni (bilo u svrhu studijskog boravka ili stručne prakse) u ukupnom trajanju 6 mjeseci tijekom svog preddiplomskog studija, a u tekućoj akademskoj godini je i dalje student diplomskog studija, ima pravo otići na Erasmus+ stručnu praksu u maksimalnom trajanju od 12 mjeseci.

Primjer 3:

student koji je bio na Erasmus razmjeni (bilo u svrhu studijskog boravka ili stručne prakse) u ukupnom trajanju 5 mjeseci tijekom svog diplomskog studija, a tijekom tekuće  akademske  godine će diplomirati, ima pravo otići na Erasmus+ stručnu praksu u maksimalnom trajanju od 7 mjeseci, pod uvjetom da je odabran Natječajem prije nego diplomira, te da se praksa završi u roku od najviše 18 mjeseci nakon diplomiranja.

Pravilo o maksimalnom trajanju mobilnosti odnosi se i na zero-grant studente.

Radno opterećenje
Student je na stručnoj praksi obavezan raditi puno radno vrijeme, što podrazumijeva najmanje 30 radnih sati tjedno.

1.3    Ugovor o obavljanju stručne prakse (LearningAgreement for Traineeships)

Najkasnije 30 dana od zaprimanja obavijesti o odabiru za stručnu praksu, student treba Uredu za partnerstvo i projekte Puli dostaviti ispunjen:

• prvi dio dokumenta Learning Agreement for Traineeships - Before the mobility

ovaj dokument potpisuju 3 strane: ustanova/tvrtka u kojoj se obavlja stručna praksa (potpis, datum i pečat), ECTS koordinator matične sastavnice (potpis, datum i pečat) i student/-ica. Dostavlja se kopija/sken (original zadržava student) na e-mail adresu: international.office@unipu.hr. Studenti su pozvani proučiti Vodič za OLA stručnu praksu. 

1.4. Procjena jezičnih kompetencija

Minimalna razina znanja stranog jezika na kojem će se odvijati stručna praksa, a koja je tražena u svrhu prijave na ovaj Natječaj je B2. Međutim, u dokumentu Learning Agreement for Traineeships budući poslodavac treba dodatno definirati razinu znanja jezika koju prihvatna institucija smatra neophodnom za uspješno obavljanje stručne prakse. Ako je tražena razina viša od razine B1 (npr. B2 ili C1), a student prilikom prijave nije dostavio takvu potvrdu koja se odnosi na višu razinu znanja, student se obavezuje dostići tu razinu do početka odrađivanja stručne prakse. Upozoravamo studente da je znanje jezika izvođenja prakse vrlo bitno, te da je uspješna komunikacija s poslodavcem odnosno mentorom najčešće jedan od preduvjeta uspješnog obavljanja stručne prakse. 

Studenti koji odlaze na mobilnost obavezni su provesti online procjenu jezičnih kompetencija prije i po završetku razdoblja mobilnosti (samo za studente koji su svoju mobilnost realizirali u sklopu projekte godine 2019.) za jezike definirane na platformi Online Linguistic Support, izuzev izvornih govornika. U slučaju da je rezultat prve jezične procjene bio C2, student je automatski oslobođen ispunjavanja druge jezične procjene.

UNIPU studentu dodjeljuje licencu za jezičnu procjenu/tečaj, ali jezična procjena/tečaj se realizira putem online platforme Online Linguistic Support (OLS).

Projektna godina 2020. uvodi novinu vezano za ispunjavanje druge jezične procjene te druga jezična procjena postaje opcionalna, ne i obvezna.

E-mail poziv za test jezične procjene student će dobiti putem e-maila po dostavljanju svih traženih dokumenata i potpisanog Ugovoru o financiranju.

1.5    Financijska potpora i zero-grant studenti

Mjesečna financijska potpora za stručnu praksu iz Erasmus+ sredstava raspodijeljena je u tri kategorije, ovisno o zemlji u koju student odlazi, a ista je definirana u Natječaju. Svi natječaji vidiljivi su na poveznici.

Financijska potpora je dodatak za troškove života koje bi student imao i za vrijeme boravka na matičnom Sveučilištu, te stoga pokriva samo dio troškova života. Svaki student treba dobro isplanirate troškove i unaprijed biti svjestan potencijalnih izdataka i troškova koje će snositi uz stipendiju.

Isplata se vrši u kunama u dvije  rate (80% prije odlaska + 20% nakon povratka), isključivo na kunski žiro račun studenta. Druga uplata se vrši nakon povratka, a konačni se obračun i usklađivanje vrši prema stvarno ostvarenom boravku (dokazuje se pomoću obrasca Traineeship certificate).

Kako bi se osigurali da prva rata stipendije bude isplaćena prije odlaska, potrebno je potpisati Ugovor o financiranju sa UNIPU na vrijeme. Isplata se vrši u roku od 30 dana nakon potpisa Ugovora o financiranju s obje strane i dostave kompletne dokumentacije.

Zero-grant studenti
Imaju ista prava i obveze kao i financirani studenti, ali ne dobivaju financijsku potporu.

1.6    Potpisivanje Ugovora o financiranju

Student prima na e-mail adresu Ugovor o financiranju sa UNIPU koji je obavezan elektronski popuniti i vratiti ispunjeno u istom obliku te po pozivu doći osobno u Ured za partnerstvo i projekte te vlastoručno potpisati i preuzeti svoj primjerak;
Ugovor obavezno potpisuje student osobno.

VAŽNO: Student sudjeluje u razmjeni u sklopu programa kojeg provodi UNIPU te je obvezan dokazati svoj status studenta slanjem Potvrde o upisu od nadležnog Ureda za studente. Dakle, studenti moraju biti upisani u onu akademsku godinu/semestar kojeg provode na stručnoj praksi, i ostati u statusu studenta sve do završetka mobilnosti. 
Jedina iznimka su studenti završnih godina, koji su potpisali  Learning Agreement for Traineeship dok su bili u statusu studenta, ali odrađuju stručnu praksu nakon diplome. 
Studenti završnih godina mogu diplomirati nakon potpisivanja dokumenta Learning Agreement for Traineeships, ali o tome obavezno moraju obavijestiti Ured za partnerstvo i projekte, najkasnije 5 radnih dana nakon diplome, e-mailom na adresu international.office@unipu.hr.

Popis dokumentacije – potrebno poslati prije potpisivanje Ugovora:

1. Learning Agreement for Traineeships - Before the mobility 
   Student dogovara isključivo s ustanovom u kojoj će odrađivati stručnu praksu i ECTS koordinatorom/mentorom na matičnoj sastavnici.
2. Zdravstveno osiguranje, osiguranje od nesreće – kopija police ili EKZO (Europska kartica zdravstvenog osiguranja) - za cjelokupno razdoblje mobilnosti.
3. Osiguranje od nezgode na radu i osiguranje od odgovornosti – za bilo koje od ove dvije vrste osiguranja, student mora provjeriti da li ga osigurava prihvatna institucija ili je dužan samostalno se osigurati. Ukoliko postoji opcija osiguranja od strane od prihvatne institucije, ista mora naznačiti u dokumentu Learning Agreement for Traineeships. Ako se student samostalno osigurava, kopije osiguranja mora priložiti/dostaviti.

1.7    Viza, dozvola boravka i smještaj

Student obavezno treba provjeriti s veleposlanstvom države u koju odlazi je li potrebna viza/dozvola boravka/radna dozvola (napomenuti da odlazite na Erasmus+ stručnu praksu), čak i za minimalni boravak od dva mjeseca. Preporučamo provjeru barem 1-2 mjeseca prije planiranog početka prakse. Čak i ako veleposlanstvo kaže da viza nije potrebna, možda je potrebna radna dozvola ili postoje posebni uvjeti za regulaciju boravka na stručnoj praksi, te stoga savjetujemo da se student prije odlaska detaljno raspita o ovim procedurama i potrebnim dokumentima (prijevodi, pečati).

Sva pitanja oko boravka kao i postupak izdavanja viza i radnih dozvola dio su unutarnjeg zakonodavstva pojedine države te upućujemo studente da se obrate veleposlanstvu ciljne države, te dodatno informiraju kod budućeg poslodavca/institucije u kojoj će obavljati praksu.

Potvrdu za reguliranje vize/dozvole boravka student dobiva od Ureda za partnerstvo i projekte prilikom potpisivanja Ugovora o financiranju.
Napomena: Preduvjet za izdavanje ove potvrde je ispunjen i potpisan dokument Learning Agreement for Traineeships – Before the mobility.

Uz vizu/radnu dozvolu/dozvolu boravka, ako je potrebno, prema uputama veleposlanstva, student se po dolasku u stranu državu mora javiti i imigracijskom uredu/policiji u stranoj zemlji zbog reguliranja boravka.

Ako studenti imaju problema s regulacijom boravka ili se proces oduži, obavezno o tome trebaju obavijestiti tvrtku/instituciju u kojoj obavljaju stručnu praksu, jer im možda mogu pomoći, te istovremeno obavijestiti i Ured za partnertsvo i projekte.

Student je samostalno odgovoran za vizu i reguliranje boravka u stranoj zemlji! 

Molimo studente da se na vrijeme detaljno raspitaju o mogućnostima smještaja u zemlji domaćinu.

 
1.8    Osiguranje

Za Erasmus+ stručnu praksu obavezna su tri vrste osiguranja: zdravstveno osiguranje, osiguranje od nezgode i osiguranje od odgovornosti. Student se dužan pravovremeno informirati o uvjetima osiguranja u stranoj zemlji kod nadležnih institucija. Student može ugovoriti odgovarajuću policu osiguranja po vlastitom izboru, u Republici Hrvatskoj ili u inozemstvu.
Polica mora imati uključen točan period osiguranja koji pokriva cijelokupno razdoblje mobilnosti definirano Ugovorom o financiranju.

1. Zdravstveno osiguranje

Student je dužan sklopiti policu zdravstvenog osiguranja za cijelo razdoblje mobilnosti. Studenti koji ostvaruju pravo na Europsku karticu zdravstvenog osiguranja (European Health Insurance Card) imaju osnovno zdravstveno osiguranje i tijekom boravka u drugoj zemlji Europske unije. Međutim, osiguranje koje pokriva Europska kartica zdravstvenog osiguranja možda nije dovoljno, posebno u slučaju repatrijacije i određene liječničke intervencije. U tom slučaju može biti korisno dodatno privatno osiguranje.
Napomena: Europska kartica zdravstvenog osiguranja ne pokriva osiguranje od nezgode na radnom mjestu, kao niti osiguranje od privatne odgovornosti.
 

2. Osiguranje od nezgode vezano uz obveze studenta (pokriva barem štetu nanesenu studentu na radnom mjestu)

Osiguranje od nezgode pokriva štetu nanesenu studentima nastalu zbog nezgoda na radnom mjestu. U mnogim zemljama zaposlenici su osigurani od nezgoda na radnom mjestu. Međutim, opseg osiguranja međunarodnih studenata na stručnoj praksi koji su pokriveni istim osiguranjem može varirati ovisno o zemlji. Odgovornost je studenta i prihvatne institucije/trtke provjeriti je li organizirano osiguranje od nezgode na radnom mjestu. Dokument Learning Agreement for Traineeships jasno navodi pruža li prihvatna institucija takvo osiguranje ili ne. Ako to nije obavezno prema nacionalnim odredbama zemlje domaćina, prihvatna institucija nije obavezna pružiti takvo osiguranje. Student je u tom slučaju obavezan samostalno zaključiti policu osiguranja od nezgode.

3. Osiguranje od odgovornosti (osiguranje od štete koju student može uzrokovati na radnom mjestu)

Osiguranje od odgovornosti pokriva štetu koju uzrokuje student za svojeg boravka u inozemstvu. Student i prihvatna institucija su obavezni provjeriti postoji li u zemlji domaćinu zakonska obveza osiguranja od odgovornosti. Dokument Learning Agreement for Traineeships jasno navodi pruža li prihvatna institucija takvo osiguranje ili ne. Ako to nije obavezno prema nacionalnim odredbama zemlje domaćina, prihvatna institucija nije obavezna pružiti takvo osiguranje. Student je u tom slučaju obavezan samostalno zaključiti policu osiguranja od odgovornosti.

 
2.    ZA VRIJEME STRUČNE PRAKSE

2.1.    Potvrda prihvatne institucije o početku stručne prakse - u roku od 15 dana od početka prakse.

Potvrda mora biti napisana na službenom memorandumu prihvatne institucije i sadržavati sljedeće podatke:

• ime i prezime studenta,
  točan datum početka stručne prakse,
  potpis mentora/odgovorne osobe i
  pečat prihvatne institucije (ako je primjenjiv).

Potvrdu je potrebno skenirati i poslati u Ured za partnerstvo i projekte na e-mail: international.office@unipu.hr.

2.2    Osiguranje – kod potpisivanja Ugovora o financiranju sa UNIPU. U slučaju da prihvatna institucija pruža neku vrstu osiguranja, student je obvezan dostaviti policu na engleskom jeziku u roku od 15 dana od početka stručne prakse. U slučaju da student nije u mogućnosti dostaviti u navedenom roku, o istome mora obavijestiti Ured za partberstvo i projekte.

2.3    Mjesečna izvješća - sken e-mailom (originale sačuvati)

Student je dužan mjesečno izvještavati svog mentora i/ili ECTS koordinatora o tijeku stručne prakse na matičnoj sastavnici. Mjesečno izvješće treba biti napisano na engleskom jeziku¹, a potpisuju ga student, te oba mentora: na prihvatnoj instituciji i na matičnoj sastavnici. Izvješće u prvoj fazi potpisuju student i mentor na prihvatnoj instituciji, i zatim se skenirano šalje e-mailom:

• mentoru i/ili ECTS koordinatoru na matičnoj sastvanici i
• Uredu za partnertsvo i projekte u cc: international.office@unipu.hr

2.4    Moguće izmjene i nadopune dokumenta Learning Agreement for Traineeships - u roku 30 dana

SSvaka kasnija izmjena/nadopuna dokumenta Learning Agreement for Traineeships moguća je ako za to postoje objektivni razlozi. Svaka izmjena/nadopuna treba se dogovoriti između sve tri strane te unijeti u Learning Agreement for Traineeships (During the mobility – Exceptional major changes to the original Learning Agreement); preporuča se izmjene dogovoriti i javiti u roku od mjesec dana od početka stručne prakse. Ako se radi o produljenju boravka na stručnoj praksi s razlikom u trajanju više od 15 dana, izmjene je neophodno javiti pismenim putem najkasnije mjesec dana prije inicijalno planiranog završetka stručne prakse.

Izmjene – npr. sadržaj prakse ili područje rada: neophodno je dostaviti skeniranu verziju ispunjenog obrasca uz pripadajuće potpise i pečate (napomena: nije dozvoljena promjena radnog područja ako novo područje nije u skladu sa studijskim programom).

 
3.    PO ZAVRŠETKU STRUČNE PRAKSE

Student po povratku sa stručne prakse mora Uredu za partnertsvo i projekte dostaviti sljedeće dokumente – u roku od 15 dana od povratka:

1. Potvrda o obavljenoj praksi: Traineeship certificate ("Section to be completed after mobility" u dokumentu "Learning Agreement for Traineeships"). Ovaj dokument ispunjava poslodavac (potpis i pečat). Datumi upisani u obrazac koriste se za konačni izračun financijske potpore;
2. "Erasmus participant report request" – ispunjavanje završnog izvješća isključivo on-line. Studenti će na svoju e-mail adresu zaprimiti poveznicu za ispunjavanje završnog izvješća putem Mobility Tool-a, sukladno planiranom datumu završetka mobilnosti, koje su dužni ispuniti (provjeriti junk, spam foldere). Formular je on-line i ispunjavate ga na portalu Europske komisije;
3. Online Lingusitic Support – poziv na drugu jezičnu procjenu studentu stiže automatskim e-mailom. U slučaju da je rezultat prve jezične procjene bio C2, student je automatski oslobođen ispunjavanja druge jezične procjene. Studenti koji su svoju mobilnost realizirali u sklopu projektne godine 2019. obvezni su ispuniti drugu jezičnu procjenu.
   Projektna godina 2020. uvodi novinu vezano za ispunjavanje druge jezične procjene te druga jezična procjena postaje opcionalna, ne i obvezna;
4. Mjesečna izvješća – potpisana od strane mentora i/ili ECTS koordinatora na matičnoj sastavnici i od mentora na stranoj ustanovi, dostavljena e-mailom (ili osobno);
5. Potvrda fakulteta/akademije o upisu u semestar tijekom kojeg su boravili na praksi (iznimka su studenti završnih godina koji su nedavno diplomirali; oni donose potvrdu o datumu diplomiranja, odnosno kopiju diplome).

Dokumenti se dostavljaju osobno/e-mailom Uredu za partnerstvo i projekte najkasnije 15 dana od završetka stručne prakse.

Po dostavi navedene dokumentacije studentu se isplaćuje 20% preostale financijske potpore za stručnu praksu (ako je student ostvario ugovoren period boravka). Konačna isplata vrši se prema datumima iz obrasca "Traineeship certificate", koji potvrđuje točne datume boravka studenta na stranoj instituciji.

Za financiranje boravka od 2 mjeseca, student mora na razmjeni provesti puna 2 kalendarska mjeseca, ni dana manje. Računanje mjeseci kreće od potvrđenog datuma početka prakse u dokumentu "Traineeship certificate", ne od prvog dana u mjesecu, i u računanje ulaze i radni dani i vikend. Za ostale mjesece boravka, duljina boravka računa se proporcionalno broju dana  mobilnosti. Pri tome se 1 mjesec mobilnosti odnosi na razdoblje od 30 dana.

Student samostalno vodi računa:

• dokumente dostavlja u roku i
• vodi evidenciju koji dokumenti, kojoj osobi i kada su dostavljeni.

Preporuča se da kopije svih dokumenata student ima i u svojoj evidenciji, a posebno dokumente koji su predani u originalu.

Ako dostavljeni dokumenti ne odgovaraju Uputama i pravilima Erasmus+ programa (npr. nemaju potpise, pečat), Ured za partnerstvo i projekte neće ih moći prihvatiti. U tom slučaju student mora ponovno dostaviti odgovarajući dokument.

U slučaju da bilo koji od obaveznih dokumenata student ne može dostaviti, tada student mora u roku dostaviti objašnjenje u kojem potvrđuju razlog zašto strana institucija još nije izdala potrebni dokument (može biti potvrđeno i e-mailom).

KRAJNJI ROK ZA DOSTAVU KOMPLETNE DOKUMENTACIJE vezane za mobilnost studenta:
15 dana nakon završetka mobilnosti. Iznimke kašnjenja dozvoljene zbog objektivnih razloga nepotpune dokumentacije prihvatne ustanove.

Studenti koji propuste dostaviti dokumentaciju do krajnjeg roka, Sveučilište može  sankcionirati:

• nemogućnošću prijave na Erasmus+ studijski boravak i stručnu praksu,
• neisplatom zadnje rate stipendije.

Dostavljanje dokumentacije i upita uz pomoć drugih osoba nije dozvoljeno.

¹ Iznimka: studenti čiji je radni jezik stručne prakse hrvatski mjesečno izvješće mogu pisati i na hrvatskom jeziku.